Hallintosääntö

SFC KOUVOLAN SEUTY RY                HALLINTOSÄÄNTÖ                              

Palvaantie 398

54500 TAAVETTI                                 3 .12.2022

Tässä hallintosäännössä on määritelty SFC Kouvolan Seutu ry:n hallituksen ja eri toimihenkilöiden tehtävät sekä vastuualueet.

HALLITUKSEN TEHTÄVÄNÄ ON

  • edustaa yhdistystä
  • valita keskuudestaan varapuheenjohtaja
  • valita hallitukselle sihteerin
  • valita erikseen nimetyille tehtäville vastuu henkilöt
  • muodostaa tarvittaessa keskuudestaan työ- ja toimikuntia hallituksen määräämien juoksevien asioiden hoitamista varten
  • perustaa tarvittaessa erillisiä toimikuntia tai työryhmiä valmistelemaan hallitukselle päätettäviä asioita
  • valita yhdistyksen viralliset edustajat eri tilaisuuksiin ja tapahtumiin
  • kokoontua tilivuoden aikana vähintään yksitoista kertaa kokoukseen, mitä sisältää järjestäytymiskokous, kevät- ja syyskokous
  • päivittävää vuosittain hallintosäännöt, taloussäännöt, pelastussuunnitelma, ympäristöohjelma, salassapitosopimukset sekä tietosuoja-asetuksen edellyttämät rekisteriselosteet
  • laatia toimintasuunnitelma ja talousarvioesitys yhdistyksen syyskokoukselle
  • laatia ja tarkistaa yhdistyksen tilikartta, joka vastaa yhdistyksen toiminnan luonnetta ja budjettia
  • huolehtia yhdistyksen rahavarojen ja muun omaisuuden hoidosta
  • johtaa sisäisen toiminnan valvontaa sekä valvoa toimikuntien, työryhmien ja muiden luottamushenkilöiden toimintaa
  • tehdä aloitteita yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi
  • palkat ja erottaa yhdistyksen työntekijät
  • hyväksyä ja erottaa jäsenet yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyslain mukaisesti
  • päättää jäsenen kurinpitotoimista
  • kutsua koolle yhdistyksen kokoukset
  • laatia toiminnasta keskipitkän suunitelma
  • vastata yhdistyksen strategiasuunnittelusta
  • laatia ja allekirjoittaa yhdistyksen tilinpäätös ja laatia toimintakertomus
  • määrätä tarvittaessa yhdistyksen nimenkirjoitusoikeudesta
  • vastata yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpidosta
  • myöntää yhdistyksen tunnukset
  • valmistella esitykset liittokokoukseen ja toteuttaa liittokokouspäätökset
  • johtaa ja suunnitella yhdistyksen koulutusta

PUHEENJOHTAJAN TEHTÄVÄNÄ ON

yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus

  • edustaa yhdistystä
  • johtaa yhdistyksen toimintaa
  • allekirjoittaa yhdistysrekisteriin tehtävät ilmoitukset
  • toimia puheenjohtajana hallituksen kokouksissa
  • valvoa ja vastata osaltaan yhdistyksen ja hallituksen kokousten päättämien asioiden toimenpanosta
  • palkata yhdistyksen työntekijät ja määrätä yhteistyössä hallituksen kanssa toimenkuvaukset
  • toimia ravintolan esimiehenä
  • kutsua hallitus koolle ja laatia kokousten esityslista
  • yhdistyksen arkiston hoitaminen
  • saapuneiden laskujen asianmukainen tarkastus ja maksu
  • hallituksen jäsenten ja muiden luottamus- tai toimihenkilöiden matka- ym korvausten asianmukainen tarkastus ja maksaminen
  • palkkojen ja palkkioiden maksaminen
  • ennakonpidätysten ja sosiaaliturvamaksujen tilitys
  • lainojen korkojen ja lyhennysten sekä vuokrien maksu
  • sopia kirjanpitäjän kanssa yhdistyksen tilikartan mukaisesta kirjaamisesta
  • valmistella talousarvioesityksen yhdistyksen syyskokoukselle
  • valvoa maksusuoritusten saapumista ja tarvittaessa ryhtyä perintä- ulosottotoimenpiteisiin
  • vuosi- ja kausipaikkasopimusten laatiminen
  • kerätä kuukausittain vuosi- ja kausipaikkalaisten sähkömaksut
  • suorittaa tarvittavat hankinnat
  • toimia yhteyshenkilönä kuntaan, viranomaisiin ja muihin toimioihin
  • toimia kassajärjestelmän pääkäyttäjänä
  • toimia tiedotus- ja markkinointitoimikunnan puheenjohtajana
  • laatia eri tapahtumien tarjoukset
  • hoitaa yhdistyksen laskutukset
  • toimia tietosuojavastaavana
  • valvoa salassapitosopimusten noudattamista

VARAPUHEENJOHTAJAN TEHTÄVÄNÄ ON

  • yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus yhdistyksen sääntöjen mukaan
  • toimia puheenjohtajan sijaisena kaikissa puheenjohtajan tehtävissä
  • hyväksyä puheenjohtajan matka- ym korvaukset
  • valvoa ja vastata osaltaan hallituksen päättämien asioiden toimenpanosta
  • valvoa osaltaan yhdistyksen taloudenpitoa
  • toimia turvallisuuspäällikkönä
  • toimia tiedotus- ja markkinointitoimikunnan jäsenenä
  • johtaa alueen vuotuiset kunnossapitotalkoot
  • hoitaa erikseen sovitut projektit
  • toimii yhdistyksen kalustonhoitajana

SIHTEERIN TEHTÄVÄNÄ ON

  • toimia hallituksen sihteerinä
  • oikolukea hallituksen pöytäkirjat, muut asiakirjatuotokset sekä kirjeenvaihto
  • avustaa puheenjohtaja arkistoinnissa
  • huolehtia yhdistyksen kokousten osanottajien äänioikeuden tarkastamisesta
  • avustaa yhdistyksen kokousten järjestelyissä

JÄSENKIRJURIN TEHTÄVÄNÄ ON

  • huolehtia ja ylläpitää yhdistyksen ajantasaista jäsenluetteloa
  • uusien ja eronneiden jäsenten yhteenvetotilaston tekeminen ja esittely hallituksen kokoukselle
  • uusien jäsenien tervetulokirjeen laatiminen ja postitus

HALLITUKSEN JÄSENEN TEHTÄVÄNÄ ON

  • valvoa ja vastata osaltaan yhdistyksen ja hallituksen kokousten päättämien asioiden toimenpanosta
  • edustaa hallituksen määräyksen mukaisesti yhdistystä
  • valvoa ja vastata osaltaan yhdistyksen taloudenpidosta
  • toimia muissa hallituksen antamissa oheistehtävissä

ISÄNTÄVUORO VASTAAVAN TEHTÄVÄNÄ ON

  • vastata isäntävuorojen toiminnasta
  • pitää isäntäkoulutusta kerran vuodessa
  • valvoa isäntien toimintaa ja opastaa koulutusohjeen mukaisesti
  • huolehtia isäntinä toimivien salassapitosopimuksista
  • valvoa osaltaan salassapitosopimusten noudattamista
  • valvoa että tietosuoja ja henkilötietolain kriteerit vastaanotossa täyttyvät
  • majoitusraportin laatiminen tilastokeskukselle
  • ideoida ja esittää isäntätehtävien toiminta- ja toteutustapojen muuttamista hallitukselle
  • vastata vastaanoton, eteisen ja tuloterassin siisteydestä

ALUEELISTEN TOIMINTOJEN VASTAAVAN TEHTÄVÄNÄ ON

  • vastata alueen siisteydestä
  • vastata lokakaivojen tyhjentämisestä
  • vastata polttopuun riittävyydestä saunoilla ja grilleillä
  • turvallisuuden tarkkailu ja seuranta ja raportointi turvallisuuspäällikölle
  • vuosi- ja kausipaikkalaisten paikkojen rakentamisen ja istutusten valvonta
  • seurata alueen teknisten laitteiden toiminta, esim lämmitykset, sähköt, pumput ym
  • tehdä safety-walk, vähintään kaksi kertaa vuodessa ja raportointi puheenjohtajalle
  • noudattaa hallitukselta saamiaan ohjeita ja määräyksiä