Taloussääntö

SF-CARAVAN KOUVOLAN SEUTU RY                  

Palvaantie 398

54500 TAAVETTI                                      3.12.2022

 

TALOUSSÄÄNTÖ

 

1. YLEISET MÄÄRÄYKSET

1 § Suhde muihin säännöksiin

SF-Caravan Kouvolan Seutu ry:n hallinnossa, varojen hoidossa, kirjanpidossa, tilinpäätöksessä, toimintakertomuksessa ja tilintarkastuksessa on noudatettava kirjanpitolain ja asetuksen, yhteisölain, tilintarkastuslain, yhdistyslain ja yhdistyksen omien sääntöjen lisäksi tämän taloussäännön määräyksiä.

2 § Taloussäännön hyväksyminen ja sitovuus

Taloussäännön hyväksymisestä ja muuttamisesta vastaa yhdistyksen hallitus. Taloussääntö on voimassa toistaiseksi. Taloussäännöllä ei voi päättää asioista, joista määrätään yhdistyksen säännöissä tai lainsäädännössä ellei tarkoituksena ole tiukentaa em. säännösten sanamuotoa. Hallitus voi antaa tätä taloussääntöä täydentäviä ohjeita ja määräyksiä.

1. TYÖNJAKO

3 § Yhdistyksen hallituksen taloushallinnolliset tehtävät

Hallituksen tulee yhdistyksen toimeenpanevana elimenä huolehtia yhdistyksen hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä.

Hallituksen on huolehdittava kirjanpidon sekä raportoinnin ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä yhdistyksen omaisuuden tarkoituksenmukaisesta vakuuttamisesta ja luetteloinnista.

Hallituksen tulee valvoa, että yhdistyksen kirjanpidon ja varainhoidon sisäinen valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Sisäinen valvonta tulee järjestää toiminnan laadun ja laajuuden edellyttämällä tavalla.

Hallitus valmistelee seuraavaa vuotta koskevan toimintasuunnitelman ja talousarvioesityksen yhdistyksen syyskokoukselle esitettäväksi. Talousarvioesitys tulee olla verrattavissa edellisen vuoden tilinpäätökseen ja kuluvan vuoden talousarvioon. Talousarvion liitteeksi tulee laatia hallituksen käyttöön yksityiskohtaiset talousarvion perustelut joista käy selville tilikohtaisesti mistä tuloista ja menoista talousarvion luvut koostuvat.

Hallitus yhdessä puheenjohtajan kanssa vastaa siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan kirjanpitolain ja tilinpäätöksen sekä toimintakertomuksen laatimista koskevien muiden säännösten ja määräysten mukaisesti. Lisäksi em. vastaavat että tilinpäätös ja toimintakertomus yhdessä antavat oikeat ja riittävät tiedot yhdistyksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Hallitus käsittelee ja hyväksyy tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen yhdistyksen kevätkokoukseen hyväksyttäväksi.

Hallituksen tulee käsitellä viipymättä ja säilyttää huolellisesti tilintarkastus-pöytäkirja tai tilintarkastajan antama tarkastusmuistio.

Edellä mainittujen lisäksi hallituksen tulee:

• hyväksyttää yli 10 000 euron investoinnit ja siihen liittyvä rahoitus yhdistyksen kevät- tai syyskokouksessa sekä kiireellisissä tapauksissa yhdistyksen ylimääräisessä kokouksessa
• hyväksyttää pitkäaikaisten lainojen ottaminen ja vakuuksien antaminen yhdistyksen kevät- tai syyskokouksessa
• hyväksyttää sijoitustoiminnan puitteet ja valtuudet yhdistyksen kevät- tai syyskokouksessa
• hyväksyttää yli 500 euron hankinnat tai muut satunnaiset, poikkeuksellisen suuret menot, jotka poikkeavat talousarviosta
• päättää pankkitilien käyttöön liittyvistä yleisistä kysymyksistä sekä pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta sekä tilien käyttövaltuuksista
• hyväksyä luotto- ja maksukorttien käyttöä koskevat periaatteet

Hallituksen pöytäkirjaan tulee merkitä:

• huomattavat talouteen liittyvät tapahtumat ja päätökset
• huomattavat poikkeamat talousarviosta
• tilintarkastajien ja toiminnantarkastajien raportit
• yhdistyksen toiminnassa mahdollisesti tapahtuneet merkittävät muutokset
• päätökset merkittävistä hankinnoista ja omaisuuserien luovutuksista

Hallituksen puheenjohtaja johtaa hallituksen työskentelyä ja toimii muiden toimihenkilöiden esihenkilönä

4 § Puheenjohtaja ja muut talousvastuulliset toimihenkilöt

Yhdistyksen puheenjohtaja vastaa toiminnan järjestämisestä ja valmistelee hallituksessa käsiteltävät asiat sekä panee päätökset täytäntöön.

Puheenjohtaja ja taloutta hoitava toimihenkilö vastaavat siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen, raportointi on tarkoituksenmukaista ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty ja että hallitus saa oikean ja riittävän tiedon taloudellisten päätösten perustaksi.

Puheenjohtaja lisäksi

• valvoo yhdistyksen omaisuuden hoitoa
• palkkaa ja erottaa yhdistyksen kokoaikaiset sekä määräaikaiset työntekijät
• valvoo että yhdistyksen palkatun henkilöstön työskentelyn osalta noudatetaan työaika- ja vuosilomalakia

Puheenjohtaja ja muiden talousvastuullisten toimihenkilöiden on huolehdittava, että toiminta tapahtuu taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti.

5 § Toimihenkilöt sekä treffien vastuuhenkilöt

Kaikkien hallinto-, johto- ja treffien kokoonpanoissa toimivien on hoidettava tehtävänsä taloudellisesti ja huolellisesti. Heidän tulee huolehtia siitä, että yhdistyksen omaisuutta hoidetaan luotettavalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla.

6 § Hallituksen jäsen tai toimihenkilö ei saa osallistua oman henkilökohtaisen asiansa tai intressiyhtiöidensä ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn yhdistyksen hallituksessa. Hän ei myöskään saa ottaa osaa yhdistyksen ja kolmannen osapuolen välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn, jos hänellä on siitä odotettavissa olennaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Em. on sovellettava oikeudenkäyntiin tai muutenkin toimivallan käyttämiseen.

Hallituksen jäsenet ja toimihenkilöt ovat vaitiolovelvollisia asioista, jotka he ovat saaneet luottamustoimessaan tai tehtävissään tietoonsa ja josta voi olla yhdistykselle olennaista haittaa tai vahinkoa.

Hallituksen jäsenet ja toimihenkilöt eivät myöskään saa käyttää hyväkseen yhdistyksen hallinnosta pois siirryttyään niitä luottamuksellisia tietoja, joista voi olla yhdistykselle olennaista haittaa tai vahinkoa.

1. TULOT, MENOT JA VAROJEN HOITO

7 § Tulojen ja menojen hyväksyminen

Tulojen, menojen ja varojen hallinnoimisessa käytössä on Fennoa-sovellus-järjestelmä jossa kaikki yhdistyksen varainhoito tapahtuu. Yhdistyksen kirjanpito on em. järjestelmässä.

Ennen menon maksamista lasku tai muu suorituksen perusteen oleva asiakirja tulee tarkastaa ja siitä tulee näkyä:

• tavaran tai työn suorituksen vastaanottaja
• numero- ja asiatarkastaja
• menon hyväksyjä

Puheenjohtaja hyväksyy menot ja tulot sekä varapuheenjohtajan menot. Puheenjohtajan menot hyväksyy varapuheenjohtaja.

Puheenjohtaja hyväksyy kirjanpidon muistiotositteet.

Suurehkot hankinnat  tai muut satunnaiset, poikkeuksellisen suuret menot, jotka poikkeavat talousarviosta, tulee hyväksyttää hallituksella.

8 § Palkanmaksu ja palkkakirjanpito

Palkkojen ja palkkioiden maksussa on käytössä palkka.fi sovellusjärjestelmä mistä tiedot siirtyvät automaattisesti rajapinnan kautta tulorekisteriin. Palkanlaskennassa, palkanmaksussa ja palkkakirjanpidossa on noudatettava näistä erikseen annettuja ohjeita ja määräyksiä.

Maksettavien palkkojen osalta tulee varmistua, että ne maksetaan voimassa olevien sopimusten ja tehtyjen päätösten mukaisesti. Luontaisetumenettelyssä on noudatettava verohallinnon ohjeita.

Palkka-aineiston oikeellisuus vahvistetaan palkka.fi sovelluksessa suomi.fi myöntämillä oikeuksilla.

Palkkioista ja lyhytaikaisista tilapäisistä tehtävistä on laadittava palkkiolasku, joka

sisältää laskuttajan nimen, henkilötunnuksen, osoitetiedot ja tiedot työn suoritusajasta ja maksuperusteesta. Puheenjohtaja hyväksyy palkkiolaskut, ellei kysymys ole puheenjohtajalle maksettavasta palkkiosta jonka hyväksyy varapuheenjohtaja.

Palkat ja palkkiot maksetaan kuukauden viimeisenä pankkipäivänä. Ennakkomaksu on mahdollinen vain erityistapauksissa ja siitä on laadittava tosite, joka on asianmukaisesti varmennettu ja se on arkistoitava muiden kirjanpitotositteiden joukkoon.

Puheenjohtaja valvoo, että yhdistyksen henkilöstön työskentelyn osalta noudatetaan työaika- ja vuosilomalakia pitämällä lain säätämää työaikakirjanpitoa tehdyistä työtunneista ja niistä suoritetuista korvauksista sekä vuosilomalain mukaista kirjanpitoa vuosilomista. Em kirjanpito ylläpidetään palkka.fi sovelluksessa.

Vuosi-ilmoitukset verottajalle ja vakuutusyhtiölle sekä palkkoihin liittyvät ennakkopidätys- ja sosiaaliturvamaksutilitykset ja sosiaalivakuutusmaksuja koskevat tilitykset hoitaa puheenjohtaja palkka.fi sovelluksen kautta tulorekisteriin.

9 § Rahaliikenne ja pankkitilien käyttö

Maksuliikenne on hoidettava vähäisiä maksuja lukuun ottamatta pankkitilien välityksellä. Verkkolaskuna saapuvat ostolaskut ohjautuvat automaattisesti ja paperilaskut skannataan Fennoa.fi kirjanpitojärjestelmään.  Kaikki maksusuoritukset tapahtuvat em järjestelmän kautta. Myyntilaskut luodaan Fennoa.fi järjestelmässä mistä ne toimitetaan asiakkaalle joko sähköisesti tai paperilaskuna. Treffitapahtumista syntyvät ostolaskut maksetaan käteiskassasta.

Käteiskassan käyttö rajataan minimiin. Ravintolan käteiskassa on 500,00 € ja vastaanoton käteiskassa 100,00 €. käteiskassat lasketaan päivittäin ja tulos merkitään myynnin seurantavihkoon. Kassaerot on pyrittävä minimoimaan ja oikaistaan päivittäin. Käteisellä rahalla suoritetut maksut tulee kirjanpitolain 2 luvun 4.3 §:n mukaisesti kirjata ensitilassa. Kirjaukset on tehtävä päiväkohtaiseen järjestykseen.

Siirrettäessä rahoja kassasta pankkiin yhdistyksen tilille taikka tililtä nostettaessa on tositteena käytettävä pankin antamaa tai pankin tietojärjestelmästä tulostettua tositetta. Siirrettäessä varoja pankkitililtä toiselle on siirto-

tapahtumasta ilmettävä maksaja ja maksunsaaja sekä siirron syy.

10 § Tulojen perintä

Perintä on järjestetty Visma Solution järjestelmän kautta. Mahdollisesti syntyvät luottotappiot tulee kirjata sille tilikaudelle, jolloin saaminen voidaan katsoa lopullisesti menetetyksi.

1. KIRANPITO, RAPORTOINTI JA TILINPÄÄTÖS

11 § Kirjanpidon järjestäminen

Kirjanpito on järjestettävä ja hoidettava siten kuin kirjanpitolaissa ja asetuksessa sekä yhteisölainsäädännössä on säädetty. Kirjanpitojärjestelmänä on käytössä Fennoa .fi ja kirjanpitäjänä Dextella oy/Sari Järvisalo.

Kirjanpito tulee pitää ajan tasalla ja sitä on hoidettava huolellisesti. Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava viipymättä. Muut kirjaukset on tehtävä siinä ajassa, että kirjanpito- tai muussa laissa edelletyt ilmoitukset viranomaisille verotusta tai muuta tarkoitusta varten voidaan laatia ajantasaisesta kirjanpidosta ja että puheenjohtaja ja muu hallitus voivat täyttää valvontavelvollisuutensa.

12 § Raportointi ja valvonta

Taloushallinnon raportoinnin tarkoituksena on palveluperiaatteen mukaisesti tukea päätöksentekijöiden toiminta, henkilöresursseihin, talouteen ja taloudellisuuteen liittyvää päätöksentekoa.

Raportointijärjestelmä on oltava sellainen, että sen avulla yhdistyksen hallitus sekä yhdistyksen rahoittavat tahot pystyvät saamaan kokonaiskuvan yhdistyksen toteutuneesta toiminnasta, tuloksesta, taloudellisesta asemasta ja rahoituksesta sekä siitä, miten toteumat poikkeavat suunnitellusta.

Toteutuneen toiminnan ja talouden raportointi käsitellään kuukausittain ja tilinpäätös sekä toimintakertomus raportointivuotta seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä.

Raportointiaikataulussa on huomioitava se, että laissa edellytetyt ilmoitukset viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta varten voidaan laatia aikataulussa.

13 § Tilinpäätös

Hallitus tulee laatia toimintakertomus yhteisölain edellyttämällä tavalla sekä kirjanpitäjä tilinpäätös hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Tilin päätös käsittää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen ja siihen on liitettävä toimintakertomus.

Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva yhdistyksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Tilinpäätös ja toimintakertomus tulee päivätä ja allekirjoittaa sinä päivänä, jolloin hallitus on tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen hyväksynyt. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoittaa puheenjohtaja ja hallituksen määräämä hallituksen jäsen.

14 § Tilintarkastus/toiminnantarkastus

Tilintarkastus sisältää tilikauden kirjanpidon, tilinpäätöksen ja hallinnon tarkastuksen.

Tilintarkastajille on varattava tilaisuus toimittaa tilintarkastus siinä laajuudessa kuin nämä katsovat sen tarpeelliseksi ja heille on annettava selvitystä ja apua, jota he pyytävät. Yhdistyksen tilintarkastajan toimii Tilintarkastus & Konsultointi Kotivaara Oy Merita Kotivaara.

Allekirjoitettu tilinpäätös ja toimintakertomus tulee luovuttaa tilintarkastajille vähintään kuukautta ennen sitä kokousta, jossa tilinpäätös esitetään vahvistettavaksi. Tilintarkastajan on annettava tilintarkastuskertomus yhdistyksen hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen sitä kokousta, jossa tilinpäätös esitetään vahvistettavaksi.

Jos tilintarkastaja antaa yhdistyksen hallitukselle tilintarkastuspöytäkirjan, jossa he esittävät huomautuksia havaitsemistaan epäkohdista on yhdistyksen hallituksella velvollisuus käsitellä tilintarkastuspöytäkirja viipymättä, Sama koskee myös erillisiä tilintarkastajan antamia tarkastusmuistioita.

Yhdistyksellä on oltava toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja, joiden tehtävä on tarkastaa että tilinpäätös ja toimintakertomus ovat pääpirtein yhteneviä ja toimintasuunnitelmaan tehdyt muutokset on otettu huomioon.

 

Tämä taloussääntö on hyväksytty SF-Caravan Kouvolan Seutu ry:n hallituksen kokouksessa    3.12.2022